Aufbruchstimmung bei Digitalen Teams

Konferenzen als Teambuilding-Maßnahme

Konferenzbesuche können einen großen Beitrag für ein erfolgreiches Wissensmanagment in Unternehmen leisten. Aber sie als als reine Weiterbildungsmaßnahme zu betrachten, wäre zu kurz gegriffen. Denn gemeinsame Konferenzbesuche können sich auch positiv auf das Wir-Gefühl von Teams auswirken und die vernetzte Zusammenarbeit mit wichtigen externen Partnern fördern. Deswegen nutzen auch sehr viele Firmen Konferenzen als Team-Building-Maßnahme und ermöglichen es häufig auch ganzen Teams oder Abteilungen gemeinsam an einer Konfernz teilzunehmen. Allerdings werden viele dieser Vorteile von der physischen Präsenz der Teilnehmer auf Konferenzen getragen. Eine große Herausforderung von Hybrid-Konferenzen ist es deshalb, die Team Experience auch in der virtuellen Welt einer Hybridkonferenz erlebbar zu machen.

Hybridkonferenzen mit digitalen Zusatzangeboten sind eine Chance

Trotz der Nachteile, die eine virtuelle Durchführung mit sich bringt, gibt es auch Chancen und Potentiale, die sich durch digitale Zusatzangebote ergeben und die dazu beitragen können, dass Konferenzbesucher am Ende mehr Vorteile realisieren können als durch eine reine Präsenzveranstaltung. Das folgende Problem dürfte den meisten Konferenzbesuchern nur zu gut bekannt sein: Man landet gefühlt immer genau in den Sessions, die am wenigsten interessant sind. Man erfährt dann leider erst in den Kaffeepausen, dass der Paralleltrack richtig gut gewesen wäre und genau die Inhalte transportiert hat, die für ein wichtiges Inhouse-Projekt relevant gewesen wären. Eine Session zu wechseln ist umständlich und lohnt meist auch nicht, weil man den anderen Sessions häufig nur noch schwer folgen kann, wenn man den Anfang erstmal verpasst hat. Durch digitale Zusatzangebote könnte diese negative Konferenzerfahrung verhindert werden. Wie das funktionieren kann, wollen wir in den folgenden Abschnitten beschreiben.

Die Digitale Teams Plattform

Mit zukunftsweisenden Tools und Technologien für Teams, die verteilt und flexibel arbeiten möchten beschäftigt sich bereits das Forschungsprojekt Digitale Teams. Entwicklungspartner sind unter anderem das Fraunhofer IESE, Microsoft und eine Ausgründung des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz, die insiders technologies. Bis Anfang 2021 entsteht eine Open Source Lösung für Digitale Teams.

Die Anwendungen und Dienste der Digitale-Teams-Plattform können aber auch Mehrwerte für Teams schaffen, die gemeinsam an einer Hybridkonferenz teilnehmen. Im folgenden einige Beispiele:

Live-Stimmung

In jeder Team-und Meetingumgebung der Digitale-Teams-Plattform kann ein Live-Indikator für die Stimmung im Team bzw. im Meeting eingebunden werden. Die Mitglieder/Teilnehmer können anonmyisiert abstimmen, indem sie eine bestimmte Anzahl von Punkten auf Gegensatzpaare verteilen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Je mehr Punkte ein Bubble hat, umso größer wird sie dargestellt. Die entgegengesetzte Bubble wird entsprechend kleiner. Nutzer können ihre Punkteverteilung jederzeit ändern. Mögliche Gegensatzpaare für die Live-Stimmung in einem Talk oder Stream könnten sein:

• Sprecher gut verständlich - Schlechte Tonqualität
• Sprechtempo angemessen - Sprechtempo zu hoch
• Vortrag gut verständlich - Hab den Faden verloren
• Interaktion und Redeanteile angemessen - Mehr Interaktion gewünscht
• Vortrag interessant - Vortrag bietet wenig Neues

Dadurch hätten nicht nur die Teilnehmer einen guten Indikator, ob die Session ggf. gewechselt werden sollte, auch der Speaker erhält ein Live-Feedback und kann sich im Idealfall auf die Bedürfnisse der Teilnehmer besser einstellen.

Live-Transkription und Live-Übersetzung

In einer virtuellen Meetingumgebung kann eine Live-Transkription eingebunden werden. Die Live-Transkription ist hilfreich für Zuspätkommer in Meetings. Sie können sich dann ohne Rückfragen auf den aktuellen Stand bringen ohne den Meetingfluß unterbrechen zu müssen. Von diesen Vorteilen in Meetings könnten auch Konferenzteilnehmer profitieren, die während einer Konferenz den Talk wechseln. Außerdem gibt es in dieser Transkription eine Kontexthilfe für Fachbegriffe. Wenn ein Teilnehmer eine Abkürzung gerade nicht parat hat, kann er den Begriff kurzerhand nachschlagen. Dies kann die Verständlichkeit des Vortrags erhöhen. Außerdem gibt es mittlerweile Cloud-Services, die solche Live-Transkriptionen on-the-fly übersetzen können. Dies wäre insbesondere für internationale Teilnehmer ein großer Vorteil. Sie wären dann nicht mehr auf englischsprachige Talks beschränkt.

Wissen teilen

In der Teamumgebung der Digitale-Teams-Lösung gibt es einen integrierten Teamgruppenchat. Das Team kann sich so auf der Konferenz auf dem Laufenden halten: Welche Vorträge sind beispielsweise zum aktuellen Zeitpunkt am relevantesten für die team-eigene Konferenz-Agenda? Die Team-Mitglieder können ohne Medienbruch Notizen, Sketchnotes oder Screenshots untereinander teilen. Sprecher-Zitate und Insights aus den Talks können per Copy & Paste aus der Live-Transkrtition in den Chat, die gemeinsamen Notes oder Social-Media-Posts direkt übertragen werden. Dies fördert die Interaktion und trägt dazu bei, dass alle committed bleiben und aktiv mitarbeiten relevanates Wissen im Team zu bilden. Letzendlich wird dank der gemeinsam erstellen Notizen der Transfer der Konferenz-Impulse in die tägliche Arbeitsumgebung deutlich vereinfacht.

Tagesplanung - Der optimale Konferenztag

Wissensarbeiter:innen die remote und insbesondere im Homeoffice arbeiten, sollten sich zu Beginn des Arbeitstages kurz Zeit nehmen, um den eigenen Arbeitstag zu strukturieren und insbesondere auch Pausenzeiten einzuplanen. Durch die Entgrenzung werden Pausen häufig vergessen, was zu Erschöpfung führen kann. Die Digitale-Teams-Lösung bietet einen Widget, der Wissensarbeiter:innen dabei unterstützt den eigenen Tag zu planen und zu strukturieren. Insbesondere können dabei auch Freizeit, sowie Fokuszeiten zu denen man ungestört arbeiten möchte, explizit geplant werden. Aus den Daten der Tagesplanung errechnet die Plattform dann eine Verfügbarkeitsanzeige, die allen anderen Teammitgliedern transparent macht, wann die Teamkollegen erreichar und ansprechbar sind. Die Tagesplanung und die Verfügbarkeitsanzeige sind in den folgenden Abbildungen dargestellt.

Mit der Tagesplanung könnten die Teilnehmer auch ihren Tag auf der JavaLand planen und damit ihren Kollegen und den anderen Teilnehmern transparent machen, wann welche Session besucht wird, wann die Person vorhat eine Pause zu machen usw. Die daraus resultierende Verfügbarkeitsanzeige ist natürlich insbesondere auch interessant für Teilnehmer, die auf der Konferenz gezielt bestimmte Personen ansprechen möchten. Ein interessantes Feature könnte auch sein, dass man diesen Personen und insbesondere auch den Sprechern Terminanfragen für einen One-to-one-Austausch schicken könnte, zu den Zeiten in denen die Person laut Tagesplanung noch verfügbar ist.

Virtuelle Kaffeeküche - Virtuelles JUG-Cafe

Da die digitale Kommunikation tendenziell eher sachbezogen ist, sollten Digitalen Teams darauf achten, dass die soziale Interaktion nicht zu kurz kommt. Denn diese fördert die Entstehung von Vertrauen im Team. Daher gibt es in der Roadmap von Digitale Teams auch erste Ideen für eine virtuelle Kaffeeküche, die über die Funktionalitäten eines Chats oder virtuellen Meetingraums hinausgeht. Ein Hauptkritikpunkt von Videokonferenz-Räumen ist die Tatsache, dass immer nur eine Person gleichzeitig sprechen kann. Es ist nicht möglich, dass sich dynamisch Grüppchen bilden, wie in einer echten Kaffeeküche. Ideen für die Realisierung von Kaffeeküchen mit dynamischen Untergruppen bieten beispielsweise die Apps Gather.town oder JitsiParty. Hier können die Teilnehmer einen Avatar in einer 2D-Welt bewegen. Abhängig von der Distanz der Avatare werden Kamerabild und Tonausgabe aktiviert. Insgesamt ein interessanter Ansatz für eine Open-Source-Contribution zur Digitale-Teams-Plattform! Denn im Rahmen einer Hybridkonferenz könnte damit der virtuelle Hallway-Track umgesetzt werden, für die JavaLand bietet sich auch das virtuelle JUG-Cafe an.

Interessiert? Hier kommt der Ausblick!

Ihr seht, es gibt sehr viele spannende Ideen, wie man die JavaLand für Teams zu einem besonderen virtuellen Erlebnis machen kann. Was haltet Ihr von einer möglichen Kooperation mit dem Open-Source-Projekt und wäre es interessant für Euch, an der Gesamtlösung für die JavaLand mit zu arbeiten? In einem späteren Blogpost teilen wir gerne mit Euch weitere Details, insbesondere natürlich die technischen Details und Plattform-Konzepte, sowie eine vollständig ausgearbeitete User Journey!